Publieke prijsvraag

  • Flexibiliteit en ruimte voor het creatieve proces
  • Transparant en effectief
  • Bepalen van de prijs
  • Selectie
  • Samenstellen van de jury

G.    Stappenplan voor het gebruik van het instrument publieke prijsvraag

Om het instrument publieke prijsvraag in te zetten, moeten overheidsorganisaties verschillende stappen doorlopen. Deze stappen staan hieronder.

1.    Onderzoek of de publieke prijsvraag het juiste instrument is

Het is belangrijk dat de publieke prijsvraag een passend instrument is om de beleidsdoelstellingen te halen. Om erachter te komen of de publieke prijsvraag het juiste financieringsinstrument is, is het verstandig om meer te lezen over wanneer het instrument publieke prijsvraag wordt gebruikt, de voordelen van het instrument publieke prijsvraag, de nadelen van het instrument publieke prijsvraag en de risico’s van het instrument publieke prijsvraag. Bekijk ook andere financieringsinstrumenten om tot een goede afweging te komen.

2.    Onderzoek wanneer van welk orgaan beslissingen nodig zijn

Bij het inzetten van het instrument publieke prijsvraag kan een rol zijn weggelegd voor de volksvertegenwoordiging, het bestuur en een jury. Stel van tevoren vast op welk moment deze organen zich waarover moeten buigen. Houd daarbij ook rekening met het beleid van de overheidsorganisatie zelf. Op deze manier kan het instrument publieke prijsvraag efficiënt en rechtmatig worden ingezet.

3.    Maak een prijsvraagreglement

De procedure van de prijsvraag en de voorwaarden om mee te doen, moeten transparant en objectief zijn. De procedure moet dus bij de start van de prijsvraag vastliggen en openbaar zijn, zodat potentiële deelnemers de voorwaarden en regels kunnen bekijken en hier ook op kunnen bouwen. Als de prijs een subsidie is, dient het prijsvraagreglement in beginsel in een subsidieregeling te worden opgenomen. U kunt bij het maken van het reglement ook gebruikmaken van het KOMPAS van het Steunpunt Ontwerpwedstrijden & Architectuuropdrachten.

4.    Stel de jury samen

Bij een publieke prijsvraag moet iemand bepalen wie de winnaar is. Dat is vaak een jury. Die jury kan de winnaar van de prijsvraag zelf bepalen, of de overheidsorganisatie daarover adviseren. De jury heeft dus veel invloed. Neem daarom voldoende tijd voor het samenstellen van de jury. Gelden er wettelijke eisen voor de jury? Vereist het beoordelen van de inzendingen een bijzondere expertise? Is er nog een rol weggelegd voor het brede publiek bij het kiezen van de winnaar? Zo ja, hoe kan het publiek zijn stem uitbrengen en hoe zwaar weegt de publieksstem?

Soms is voor het beoordelen van de inzendingen een bijzondere expertise nodig, bijvoorbeeld als de prijsvraag draait om een technologische innovatie of een kunstwerk. Een overheidsorganisatie heeft die expertise niet altijd in huis of continu nodig: dan is het verstandig om gebruik te maken van externe adviseurs. Die adviseurs kunnen ook afkomstig zijn van een andere overheidsorganisatie, zoals de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland of de Raad voor Cultuur.

Het kan verstandig zijn de jury samen te stellen voordat de prijsvraagprocedure is vastgelegd. De juryleden kunnen dan expliciet instemmen met de inhoud van de procedure, wat de kans verhoogt dat zij zich aan de regels zullen houden. Draai in dat geval stap 3 en 4 om.

5.    Start de procedure

De prijsvraag is nu klaar voor de start! Een publieke prijsvraag vangt aan met een openbare aankondiging, al dan niet via (sociale) mediakanalen om zoveel mogelijk mensen te bereiken. De wettelijke vereisten voor de aankondiging zijn afhankelijk van het juridische karakter van de prijsvraag. Een aanbestedingsprijsvraag moet bijvoorbeeld worden aangekondigd via TenderNed.

6.    Checklist

Er zijn verschillende kaders die gelden wanneer de overheid aan de slag gaat met een publieke prijsvraag. Deze zijn grofweg onder te verdelen in inhoudelijke, financiële en organisatorische kaders. Deze worden hieronder kort belicht. Klik hier voor de juridische aandachtspunten.

Inhoudelijke kaders

De inhoudelijke kaders moeten een plek krijgen in het prijsvraagreglement of de subsidieregeling, zodat potentiële deelnemers kunnen bepalen of zij een geschikte oplossing hebben en willen indienen. Besteed in ieder geval aandacht aan de volgende punten:

  • Vraag: formuleer de vraag die centraal staat in de procedure. Hoe gedetailleerder de inzending moet zijn, hoe gedetailleerder de opgave moet zijn. 
  • Voorwaarden: formuleer de voorwaarden en eisen waar de deelnemers en hun inzendingen aan moeten voldoen. Mogelijkheden zijn:
    • Aanmeldingsvoorwaarden: bijv. wijze en deadline voor aanmelding. Als een inzending onvolledig, op onjuiste wijze of niet tijdig is ingediend, krijgt deze geen toegang tot de verdere procedure;
    • Drempelvoorwaarden: bijv. minimaal vijf jaar werkervaring of een architectentitel. Deze drempelvoorwaarden zijn uitsluitingsgronden: als hier niet aan is voldaan, wordt de inzending uitgesloten.
    • Beoordelingscriteria: bijv. originaliteit van het idee. Aan de hand van de beoordelingscriteria beoordeelt de jury de inzendingen. Als de prijsvraag meerdere fasen kent, kan ook worden gewerkt met verschillende beoordelingscriteria per fase. De beoordelingscriteria moeten helder en voldoende duidelijk zijn. Formuleer de criteria dus zo, dat alle deelnemers in staat zijn deze criteria op dezelfde manier te interpreteren.
  • Beoordelingsprocedure: geef de beoordelingsprocedure vorm in een juryreglement. Bij prijsvragen wordt vaak gewerkt met een vast beoordelingsformulier.

Financiële kaders

Een prijsvraag gaat natuurlijk gepaard met kosten. Ook op financieel gebied verdient een aantal zaken dus aandacht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • Prijs: bepaal de prijs die gewonnen kan worden. Bedenk het soort prijs, de hoogte van het prijzengeld, de hoeveelheid prijzen en de zekerheid dat de prijs wordt uitgereikt. Het is ook mogelijk om een tussentijdse tegemoetkoming in de kosten voor deelname vast te leggen. Dit is met name raadzaam bij gefaseerde prijsvragen met hoge ontwikkelkosten voor de deelnemers.
  • Vergoeding: als bij de vormgeving of uitvoering van de prijsvraag wordt gewerkt met externe adviseurs, houd in het budget dan rekening met de vergoeding voor deze werkzaamheden. Beslis ook of de juryleden een vergoeding krijgen.
  • Intellectuele eigendomsrechten: als de overheidsorganisatie een in de prijsvraag ontwikkeld product of innovatie wil gaan gebruiken, houd dan rekening met de intellectuele eigendomsrechten van deelnemers. Mogelijk dient de overheidsorganisatie te betalen voor een licentie of octrooi.

Organisatorische kaders

Ook op organisatorisch vlak dienen de nodige zaken te worden doordacht c.q. geregeld voor een publieke prijsvraag. Denk daarbij in ieder geval aan de volgende punten:

  • Contactpersoon: zorg vanaf het begin voor een duidelijke contactpersoon binnen de overheidsorganisatie voor vragen van deelnemers. Houd bij het contact met deelnemers rekening met het gelijkheidsbeginsel, op grond waarvan (potentiële) deelnemers gelijk moeten worden behandeld. Beantwoord veel gestelde vragen in een (online) nota van inlichtingen, zodat iedere deelnemer dezelfde informatie heeft. Er kan ook een informatiebijeenkomst worden georganiseerd om de procedure toe te lichten. Zorg voor een duidelijke en tijdige aankondiging van de bijeenkomst. Publiceer na afloop een verslag van de bijeenkomst.
  • Website: prijsvragen worden vaak op een aparte website gepromoot. Zo is alle informatie handig op één plek te vinden.
  • Privacy: houd rekening met de bescherming van persoonsgegevens van deelnemers. Als de prijsvraag draait om de ontwikkeling van een (technische) innovatie, dan leveren de deelnemers waarschijnlijk concurrentiegevoelige of bedrijfstechnische informatie aan. Dat soort informatie mag niet zomaar openbaar worden gemaakt.